KSeF w praktyce – jak przygotować firmę do sprawnego wystawiania i odbierania e-faktur?

Krajowy System e-Faktur to jedna z większych zmian w sposobie obsługi dokumentów sprzedażowych w polskich firmach. Dla wielu przedsiębiorców największym wyzwaniem nie jest jednak sama idea faktury ustrukturyzowanej, ale to, jak nowe zasady przełożyć na codzienną pracę handlowców, księgowości, administracji i osób odpowiedzialnych za systemy informatyczne.

W praktyce KSeF oznacza zmianę nie tylko sposobu wystawiania faktur, ale także ich odbierania, przechowywania, weryfikowania oraz przekazywania pomiędzy poszczególnymi działami. Im większa firma i im bardziej rozbudowany obieg dokumentów, tym ważniejsze jest odpowiednie przygotowanie całego procesu.

Dlatego przedsiębiorcy nie powinni ograniczać się wyłącznie do aktualizacji programu. Znacznie ważniejsze jest sprawdzenie, czy obecny system sprzedażowo-księgowy jest poprawnie skonfigurowany i czy pracownicy wiedzą, jak postępować w nowych warunkach.

KSeF to nie tylko nowy format faktury

W tradycyjnym modelu faktura mogła zostać wygenerowana w programie, zapisana do pliku PDF i przesłana klientowi e-mailem. W systemie e-fakturowania dokument funkcjonuje jako faktura ustrukturyzowana, przekazywana do centralnego systemu w określonym formacie danych.

To powoduje, że znaczenia nabierają kwestie, które wcześniej były dla użytkownika praktycznie niewidoczne.

Trzeba między innymi wiedzieć:

• czy dokument został poprawnie wysłany,
• jaki posiada status,
• czy został przyjęty przez system,
• czy wystąpił błąd walidacji,
• kto ma uprawnienia do wykonania konkretnej operacji,
• jak wygląda odbiór faktur zakupowych,
• co zrobić w przypadku problemów technicznych.

Dobrze wdrożony system powinien maksymalnie ograniczać liczbę sytuacji, w których pracownik musi samodzielnie analizować techniczne szczegóły.

Najpierw proces, później technologia

Jednym z najczęstszych błędów przy przygotowaniu firmy do KSeF jest rozpoczęcie od strony technicznej bez wcześniejszego przeanalizowania obiegu dokumentów.

Tymczasem warto najpierw odpowiedzieć na kilka prostych pytań.

Kto wystawia faktury?

Czy robi to jedna osoba, czy kilkunastu handlowców?

Czy dokument powstaje bezpośrednio w systemie ERP?

Czy dane są pobierane z zamówienia?

Czy firma posiada kilka oddziałów?

Kto odbiera faktury zakupowe?

W jaki sposób dokument trafia do księgowości?

Czy księgowość jest prowadzona wewnętrznie, czy przez zewnętrzne biuro rachunkowe?

Dopiero po zmapowaniu tych procesów można dobrze zaplanować konfigurację.

KSeF a program sprzedażowy

Dla większości użytkowników najważniejsze będzie to, aby praca nadal odbywała się w dobrze znanym środowisku.

Jeżeli firma od lat korzysta z konkretnego programu handlowego lub księgowego, idealnym rozwiązaniem jest takie wdrożenie, które nie wymaga ciągłego przełączania się pomiędzy wieloma systemami.

Pracownik powinien móc przygotować dokument w swoim podstawowym programie, a integracja powinna odpowiadać za przekazanie danych do właściwego systemu oraz odebranie informacji zwrotnej.

Im więcej czynności można zautomatyzować, tym mniejsze ryzyko pomyłek.

Dlaczego ręczne przenoszenie danych jest problemem?

Ręczne przepisywanie danych pomiędzy systemami zawsze zwiększa ryzyko błędów.

Może dojść do:

• pomyłki w numerze dokumentu,
• błędnego NIP-u,
• nieprawidłowej kwoty,
• pominięcia faktury,
• podwójnego wprowadzenia dokumentu,
• utraty kontroli nad jego statusem.

Przy kilku fakturach miesięcznie problem może być niewielki. Przy kilkuset lub kilku tysiącach dokumentów staje się poważnym obciążeniem organizacyjnym.

Dlatego dobrze zaprojektowane wdrożenie powinno dążyć do ograniczenia ręcznych operacji do minimum.

KSeF a Comarch i Subiekt

Wiele polskich firm korzysta z rozwiązań Comarch oraz systemów z rodziny Subiekt. Dlatego dla przedsiębiorców ważne jest nie tylko to, czy program technicznie obsługuje nowe wymagania, ale również czy został prawidłowo przygotowany do pracy w konkretnym środowisku firmowym.

Pinnex wspiera przedsiębiorstwa właśnie w obszarze integracji i przygotowania popularnych systemów sprzedażowo-księgowych do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur.

Jeżeli firma posiada już rozwiniętą strukturę dokumentów, indywidualne konfiguracje, kilku użytkowników lub dodatkowe moduły, samo wgranie aktualizacji może nie wystarczyć.

Potrzebna jest analiza tego, jak system działa obecnie i jakie elementy powinny zostać dostosowane.

Uprawnienia użytkowników mają ogromne znaczenie

W niewielkiej firmie jedna osoba może odpowiadać za większość operacji związanych z fakturami.

W większym przedsiębiorstwie wygląda to zupełnie inaczej.

Handlowiec wystawia dokument.

Księgowość go kontroluje.

Administracja odbiera faktury zakupowe.

Właściciel lub zarząd posiadają uprawnienia administracyjne.

Do tego może dochodzić zewnętrzne biuro rachunkowe.

Dlatego konfiguracja dostępów powinna być dobrze przemyślana.

Nie każda osoba musi mieć pełne uprawnienia. Im bardziej uporządkowany system dostępów, tym łatwiej kontrolować proces i ograniczać ryzyko przypadkowych zmian.

Odbiór faktur zakupowych też wymaga przygotowania

Wiele firm koncentruje się przede wszystkim na tym, jak będą wystawiać dokumenty sprzedażowe.

Tymczasem równie ważny jest drugi kierunek, czyli odbieranie faktur.

W tradycyjnym modelu dokument mógł trafiać na skrzynkę mailową konkretnego pracownika, do działu księgowego, do sekretariatu albo nawet w formie papierowej razem z dostawą.

Po zmianie modelu obiegu trzeba jasno określić, kto odpowiada za pobieranie i dalsze przetwarzanie dokumentów.

W większych przedsiębiorstwach szczególnie ważne będzie przypisywanie faktur do odpowiednich działów, projektów czy osób odpowiedzialnych za zakup.

Co z fakturami korygującymi?

Korekty są naturalnym elementem obrotu gospodarczego.

Zmiana ilości towaru, zwrot, pomyłka w danych czy zmiana wartości transakcji mogą wymagać wystawienia dokumentu korygującego.

Dlatego przed rozpoczęciem regularnej pracy warto sprawdzić nie tylko najprostszy scenariusz prawidłowego wystawienia faktury, ale również mniej typowe sytuacje.

Testy powinny obejmować między innymi:

• korekty,
• odrzucone dokumenty,
• błędne dane,
• ponowne wysyłanie,
• brak dostępu,
• problemy z komunikacją,
• zmianę uprawnień.

Dzięki temu pracownicy wiedzą, co robić również wtedy, gdy coś pójdzie niezgodnie z idealnym scenariuszem.

KSeF a ciągłość działania firmy

System fakturowania jest dla wielu przedsiębiorstw procesem krytycznym.

Jeżeli firma nie może wystawiać dokumentów, może to utrudniać rozliczenia z klientami i zaburzać przepływ finansowy.

Dlatego warto z wyprzedzeniem przygotować procedury na sytuacje awaryjne.

Pracownicy powinni wiedzieć:

• kto odpowiada za problem techniczny,
• gdzie zgłosić awarię,
• jak sprawdzić status dokumentu,
• co zrobić w przypadku niedostępności systemu,
• jak postępować po przywróceniu działania.

Brak takiej procedury powoduje, że nawet niewielki problem techniczny może wywołać chaos organizacyjny.

Testy przed uruchomieniem pełnej obsługi

Jednym z najważniejszych etapów wdrożenia powinny być testy.

Nie wystarczy sprawdzić, czy „jedna faktura przeszła”.

Warto przeprowadzić kilka różnych scenariuszy i zasymulować rzeczywistą pracę firmy.

Dobrym pomysłem jest przetestowanie:

• faktury standardowej,
• faktury z wieloma pozycjami,
• korekty,
• dokumentu z błędnymi danymi,
• odbioru faktury zakupowej,
• uprawnień kilku użytkowników,
• działania na różnych stanowiskach.

Im wcześniej uda się wykryć problemy, tym mniejsze ryzyko, że pojawią się podczas normalnej pracy.

Szkolenie pracowników jest równie ważne jak konfiguracja

Nawet dobrze skonfigurowany system może być źródłem problemów, jeśli użytkownicy nie wiedzą, jak z niego korzystać.

Nie każdy pracownik musi znać techniczne szczegóły działania KSeF.

Powinien jednak wiedzieć:

• jak wystawić dokument,
• gdzie sprawdzić jego status,
• jak rozpoznać błąd,
• co zrobić w przypadku odrzucenia,
• komu zgłosić problem.

Szkolenie nie powinno więc być przesadnie teoretyczne. Najbardziej wartościowe jest przejście przez realne scenariusze występujące w danej firmie.

Aktualizacja oprogramowania to dopiero jeden element

Wielu przedsiębiorców zakłada, że po zainstalowaniu najnowszej wersji programu temat zostanie zamknięty.

Nie zawsze tak jest.

Aktualizacja może dostarczyć odpowiednie funkcje, ale nadal pozostaje kwestia konfiguracji, uprawnień, integracji oraz dopasowania programu do rzeczywistego obiegu dokumentów.

W firmach posiadających rozbudowane środowisko IT warto również sprawdzić, czy pozostałe moduły nadal prawidłowo współpracują z systemem sprzedażowym.

Dotyczy to między innymi integracji z magazynem, CRM, platformą e-commerce czy innymi narzędziami wykorzystywanymi przez przedsiębiorstwo.

Jak może pomóc zewnętrzny partner?

Nie każda firma posiada własny dział informatyczny.

Nawet jeśli posiada, zespół IT może nie znać szczegółowo konkretnego systemu handlowego.

W takiej sytuacji pomoc zewnętrznego partnera może znacząco przyspieszyć przygotowanie firmy.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia przy KSeF, Pinnex oferuje pomoc we wdrażaniu i konfiguracji rozwiązań wykorzystywanych między innymi przez firmy pracujące na systemach Comarch i Subiekt.

Największą wartością takiego podejścia jest możliwość przeanalizowania konkretnego środowiska przedsiębiorstwa, a nie ograniczanie się wyłącznie do ogólnych instrukcji.

KSeF jako okazja do uporządkowania procesów

Obowiązkowa zmiana może być również dobrym momentem na przegląd dotychczasowego sposobu pracy.

W wielu przedsiębiorstwach część procesów rozwijała się przez lata bez większego planu.

Ktoś stworzył dodatkowy arkusz Excel.

Ktoś inny zaczął wysyłać faktury na osobną skrzynkę.

Jeszcze inny pracownik zapisuje dokumenty w lokalnym folderze.

Z czasem powstaje skomplikowany system zależności, który działa tylko dlatego, że pracownicy przyzwyczaili się do konkretnych czynności.

Przygotowanie do nowego sposobu fakturowania jest dobrym momentem, aby zadać pytanie: czy wszystkie te operacje nadal są potrzebne?

Automatyzacja może zmniejszyć liczbę pomyłek

Jednym z największych potencjalnych atutów cyfrowego obiegu dokumentów jest możliwość automatyzacji.

Jeżeli faktura może zostać automatycznie przekazana z systemu handlowego, odebrana, oznaczona odpowiednim statusem i udostępniona księgowości, pracownicy wykonują mniej powtarzalnych czynności.

Mniej ręcznych operacji to także mniejsze ryzyko błędów.

Dlatego warto patrzeć na wdrożenie nie tylko jako na obowiązek prawny, ale również jako możliwość usprawnienia pracy administracyjnej.

KSeF powinien być dopasowany do skali firmy

Inaczej wygląda wdrożenie w jednoosobowej działalności, a inaczej w przedsiębiorstwie posiadającym kilka oddziałów.

W małej firmie proces może być bardzo prosty.

W większej trzeba uwzględnić:

• wielu użytkowników,
• różne poziomy uprawnień,
• kilka stanowisk sprzedażowych,
• integracje z innymi systemami,
• księgowość,
• magazyn,
• różne typy dokumentów.

Nie istnieje więc jeden uniwersalny sposób konfiguracji odpowiedni dla wszystkich.

Dobre wdrożenie powinno być praktycznie niewidoczne dla użytkownika

Najlepiej przygotowany system to taki, który nie zmusza pracownika do ciągłego myślenia o technologii.

Handlowiec powinien nadal koncentrować się na sprzedaży.

Księgowość na rozliczeniach.

Administracja na obsłudze dokumentów.

Integracja powinna działać możliwie płynnie w tle.

Oczywiście użytkownicy muszą znać nowe zasady, ale sam proces powinien być zaprojektowany tak, aby ograniczać dodatkowe czynności.

To właśnie dlatego profesjonalne wdrożenie ma większe znaczenie niż samo uruchomienie funkcji dostępnej w programie.

FAQ – KSeF w firmie

Czy KSeF wymaga wymiany programu do fakturowania?

Nie zawsze. W wielu przypadkach wystarczy aktualizacja i odpowiednia konfiguracja obecnego oprogramowania. Wszystko zależy od systemu oraz jego wersji.

Czy firma powinna przygotować procedury przed rozpoczęciem pracy?

Tak. Warto ustalić, kto wystawia i odbiera dokumenty, kto kontroluje błędy oraz jak postępować w przypadku problemów technicznych.

Czy warto przeszkolić pracowników?

Tak. Szkolenie powinno przede wszystkim obejmować praktyczne czynności wykonywane przez konkretnych użytkowników, a nie tylko ogólną teorię.

Czy trzeba testować obsługę przed uruchomieniem?

Zdecydowanie warto. Testy pozwalają sprawdzić konfigurację, uprawnienia, korekty, błędy oraz sposób odbierania dokumentów zakupowych.

Czy KSeF wpływa na faktury zakupowe?

Tak. Firma musi przygotować proces nie tylko wystawiania, ale również odbierania i dalszego przekazywania faktur zakupowych.

Czy Comarch i Subiekt mogą zostać przygotowane do obsługi KSeF?

Tak. Popularne rozwiązania wykorzystywane przez polskie firmy są rozwijane pod kątem obsługi nowego systemu, ale w konkretnym przedsiębiorstwie może być potrzebna właściwa konfiguracja i integracja.

Czy warto korzystać z pomocy firmy wdrożeniowej?

Może to być szczególnie przydatne w przedsiębiorstwach posiadających bardziej rozbudowane środowisko, kilku użytkowników, dodatkowe moduły lub indywidualny obieg dokumentów.

Czy wdrożenie KSeF można wykorzystać do automatyzacji?

Tak. Jest to dobry moment na analizę obiegu dokumentów i ograniczenie niepotrzebnych ręcznych czynności związanych z wystawianiem, przekazywaniem oraz księgowaniem faktur.