Konto firmowe – czym różni się od osobistego?

Konta firmowe, jak sama nazwa wskazuje, przeznaczone są dla osób prowadzących działalność gospodarczą. Posiadanie tego typu rachunków nie jest jednak uregulowane prawnie, mimo to wielu przedsiębiorców się na nie decyduje. Dlaczego warto założyć konto firmowe i na co zwracać uwagę przy wybieraniu?

Konto firmowe a osobiste – główne różnice

Każdy przedsiębiorca, przed założeniem własnej działalności gospodarczej może stanąć przed dylematem: wybrać konto firmowe czy wystarczy konto osobiste? Według zasady główną różnicą między tymi dwoma produktami bankowymi jest ich przeznaczenie. Konto osobiste (nazywane również kontem ROR, czyli rachunkiem osobisto-rozliczeniowym) powinno służyć jedynie do prywatnych rozliczeń, z kolei firmowe – do biznesowych.

Oba te konta przeważnie różnią się także pod względem warunków prowadzenia oraz oferowanych korzyści. Konto osobiste jest tańsze w utrzymaniu, jednak nie umożliwia wydania pracownikom kart służbowych, ani wprowadzenia podzielonych płatności, które określa się mianem split payment.

Split payment pozwala na podzielenie płatności z faktury na dwie części. Wartość netto trafia bezpośrednio na rachunek sprzedawcy/dostawcy/usługodawcy, a wartość podatku VAT na specjalne konto techniczne, do którego ma dostęp Urząd Skarbowy i ZUS.

Dlaczego warto założyć konto firmowe?

Samo konto firmowe może przynieść inne korzyści. Już na początku można zyskać pewne bonusy za samo założenie (np. premię w wysokości kilkuset złotych lub zwroty z opłat ZUS). Warto obserwować stronę https://zgarnijpremie.pl/category/promocje-finansowe/konta-firmowe/, na której dostępne są aktualne oferty promocyjne od różnych banków.

Atrakcyjne promocje to jednak nie wszystkie zalety konta firmowego. Daje ono przede wszystkim poczucie kontroli i wygody, ponieważ pozwala na rozdzielenie spraw osobistych od biznesowych. Dzięki temu można sprawniej i efektywniej zarządzać finansami oraz kontrolować wydatki. Sprawdza się również w przypadku kontroli z ZUS-u. Poza tym wyróżnia się także takie korzyści, jak:

• Możliwość zdobycia finansowania w postaci kredytu dla firm – to właśnie na kontach firmowych banki przedstawiają różne oferty dopasowane do potrzeb przedsiębiorców. Nie znajdzie się ich na rachunkach ROR. Jest to szczególnie przydatne dla start-upów.
• Dodatkowe usługi, takie jak możliwość wydania kart służbowych czy prowadzenie terminala płatniczego.
• Wszelkie opłaty można rozliczyć jako koszty firmy.
• Odsetki generowane na koncie nie podlegają pod tzw. podatek Belki (czyli ten od zysków kapitałowych).

Przy wymienianiu korzyści konta firmowego powraca również temat split payment. Takie płatności nie są dostępne na rachunkach osobistych, a obecnie często zdarza się, że klienci oczekują od swoich sprzedawców czy dostawców takiej formy rozliczenia. Jeśli kontrahent wyśle przelew poprzez split payment, to przedsiębiorca, który ma jedynie konto osobiste, nie dostanie go. Stwarza więc to szereg utrudnień.

Czy konto firmowe jest obowiązkowe dla każdego przedsiębiorcy?

Według polskiego prawa nie każdy przedsiębiorca musi posiadać własny rachunek bankowy. Dotyczy to tylko wybranych form działalności, w tym np. spółek jawnych, cywilnych, z o.o. czy jednoosobowej działalności gospodarczej. Transakcje powinny również być wykonywane z konta bankowego, gdy przekraczają kwotę 15 000 złotych lub ich odbiorcą jest inny przedsiębiorca.

W regulacjach nie ma jednak zapisu, że ma być to konto firmowe, a nie osobiste. Można więc stwierdzić, że wybór zależy jedynie od przedsiębiorcy. W praktyce swobodę wyboru zakłócają czasami regulacje poszczególnych banków. Na kontach ROR pozwalają jedynie na realizację prywatnych płatności i nie ma możliwości rozliczania się z ZUS-em.

Poza tym swobodę ograniczają także inne regulacje. Poza split payment jest to również biała lista podatników VAT. Jest to wykaz osób prowadzących działalność gospodarczą. Uwzględnia wszelkie informacje o statucie podatnika VAT, a także jego numer rachunku bankowego.

Klienci korzystają z tej listy, by sprawdzić, czy dana firma nie zalega z płatnościami wobec US lub ZUS, a także, by zweryfikować poprawność rachunku. Dotyczy to jednak tylko rachunków firmowych. Dlatego też przedsiębiorcy, którzy teoretycznie nie muszą ich posiadać, w praktyce często się na nie decydują.

Na co zwracać uwagę przy wyborze konta firmowego?

Każdemu przedsiębiorcy może zależeć na nieco innych korzyściach z prowadzenia rachunku firmowego. Jeden będzie zwracał uwagę na niskie kursy walut, ponieważ prowadzi sprzedaż międzynarodową, dla innego zaś istotne będą niskie koszty przelewów ekspresowych. Mimo to można stworzyć listę kilku najważniejszych aspektów, którym warto się przyjrzeć podczas szukania najkorzystniejszej oferty. Są to:

• Wysokość opłat za prowadzenie rachunku – czasami, aby uzyskać niższe opłaty, należy spełnić określone warunki (np. wykonać określoną liczbę przelewów lub uzyskać odpowiednio wysoką kwotę wpływów).
• Wysokość opłat za wykonywane przelewy – szczególnie warto zwrócić uwagę na to, czy dany bank oferuje bezpłatne przelewy do US i ZUS.
• Wysokość opłat za korzystanie z karty debetowej – w tym kontekście ważne są również limity.
• Dodatkowe usługi – jest to równie istotny czynnik, co wysokość wszelkich opłat. To właśnie te dodatkowe usługi stanowią przewagę kont firmowych nad osobistymi, dlatego też należy upewnić się, że ich oferta jest dopasowana do indywidualnych potrzeb przedsiębiorcy. Może to być wspomniane wcześniej tanie wykonywanie płatności zagranicznych lub atrakcyjnie oprocentowane konta oszczędnościowe.

Warto również zwrócić uwagę na promocje. Często obowiązują one w początkowym okresie zaraz po założeniu konta, lecz później drastycznie się zmieniają. Dlatego też należy sprawdzić, co bardziej opłaca się w dłuższej perspektywie czasu.

Konta firmowe powinny być przeznaczone jedynie do rozliczeń biznesowych, a osobiste – do prywatnych. Warto korzystać z ofert banków, ponieważ uwzględniają one często potrzeby przedsiębiorców.