Jak tworzyć dokładne i estetyczne notatki ze spotkań?

Notatki są nieodłącznym elementem każdego spotkania. Wiele osób nie przykłada większej uwagi do tego, jak wyglądają i ich porządkowaniem zajmują się dopiero w zaciszu własnego biura lub domu. Po co dodawać sobie obowiązków? Notatki mogą być dokładne i estetyczne w każdym momencie, ale potrzebne do tego są odpowiednie narzędzia. Jakie? Wszystko wyjaśni się po przeczytaniu tego tekstu!

Czym charakteryzują się dobre notatki?

Na każdym spotkaniu przekazywane są ważne informacje, których człowiek nie zapamięta. Zwłaszcza gdy jest wielu obecnych, a każdy ma coś istotnego do powiedzenia. W takiej sytuacji jedynym rozsądnym rozwiązaniem jest właśnie tworzenie notatek. Jednak nie należy notować każdego słowa, czy zdania, które padnie. Jeżeli ktoś dokładnie słucha, to będzie umiał wyłapać stwierdzenia wymagające szczególnej uwagi. 

Dla lepszego efektu można wyróżnić niektóre elementy np. te mające największe znaczenie. Do tego zadania może przydać się precyzyjny cienkopis do podkreślenia lub innego oznaczenia ważnych informacji. Istotne znaczenie ma też sama struktura treści. Zdecydowanie lepiej będą się prezentować wypunktowania niż ściana tekstu. Ponadto późniejsze odczytanie notatek będzie łatwiejsze i dobrze zapadną w pamięć, jeśli zostaną urozmaicone o obrazki, wykresy, tabele, czy ramki. 

Warto też zostawić na kartce niewielką ilość miejsca, na kolejne adnotacje lub odhaczenia wykonanych już zadań. W przypadku, gdy podczas tworzenia notatki dana osoba wyraża swoją opinię, powinna oddzielić ją od faktów, ponieważ nawet po upływie kilku godzin może zapomnieć, które informacje należały do konkretnej kategorii. Lepiej jest unikać dodawania opinii, gdy notatki mają posłużyć również innym osobom.

Jakie narzędzia są niezbędne do tworzenia dokładnych i estetycznych notatek ze spotkania?

W pierwszej kolejności należy sobie zadać pytanie, czy lepiej korzystać z urządzeń mobilnych, czy jednak pozostać przy klasycznym papierze. Mimo że w dobie komputerów większość osób byłaby skłonna wybrać pierwszą opcję, to jednak nie zawsze możliwe jest ustawienie laptopa, a na telefonie pisanie nie przebiega tak sprawnie. Natomiast zeszyt, czy notatnik można położyć nawet na kawałku blatu i zmieści się do każdej torby. 

Potrzebny będzie też dobry długopis, czyli lekki z szybkoschnącym tuszem. Nie zaszkodzi, jeżeli wybrany model będzie wymazywalny, ponieważ w razie pomyłki można ją zmazać i tym samym sporządzić bardziej estetyczną notatką. Niezbędne mogą okazać się też wcześniej wspomniane cienkopisy do wyróżnienia najważniejszych elementów. Rysunki i inne fragmenty graficzne lepiej tworzyć przy pomocy długopisu niż ołówka, będą bowiem bardziej wyraziste. Oczywiście mają być jedynie formą poglądową, więc nie muszą być dziełem sztuki. Ważne, aby było wiadomo, co miały oznaczać i w jakim celu zostały naniesione.

Notatki mają stanowić jedynie podstawę do dalszego działania, wyciągania wniosków, czy zobrazowania sobie przebiegu spotkania.