W wielu firmach, a także w coraz większej ilości podmiotów rządowych dąży się do minimalizacji dokumentacji w formie papierowej. Cyfrowe przechowywanie danych ma bardzo wiele zalet. Należy jednak pamiętać o ich właściwym zabezpieczaniu oraz o tym, że istnieje procedura utylizacji nośników danych i należy jej przestrzegać. Dlaczego należy niszczyć nośniki danych? Jak przebiega procedura z tym związana?

Dokumentacja papierowa, a ta przechowywana na nośnikach

Przechowywanie dokumentacji papierowej wymaga ogromnej ilości miejsca, a także spełnienia wielu wymagań prawnych co do ich właściwego archiwizowania. Żyjemy jednak w czasach, kiedy cyfryzacja wychodzi na pierwszy plan, a pojemne dyski, czy pamięć przenośna USB umożliwiają przechowywanie, archiwizowanie danych bez konieczności tworzenia ogromnych archiwów, zatrudniania pracowników, którzy takim archiwum muszą się zając. Warto jednak pamiętać, że każdy nośnik, na którym zapisywane są dane jak:

• dyski
• pamięć przenośna USB
• mikrofilmy
• slajdy
• płyty CD
• dyskietki

ma ustalone regulacje, które dotyczą bezpieczeństwa przechowywanych danych – wymagania autoryzacji przy każdorazowym otwieraniu plików. Równoważne znaczenie z koniecznością zabezpieczania hasłem dostępu do zawartych danych, ma przebieg procesu ich niszczenia. Konieczne jest usuwanie danych w taki sposób, by niemożliwe było ich ponowne odtworzenie – tylko takie postępowanie jest zgodne z zapisami przepisów RODO.

Dlaczego ważne jest niszczenie nośników danych?

Dane, które przechowywane są przez określony czas, mogą zostać zniszczone, jednak powinno się to odbyć w sposób nieodwracalny. Dlatego kiedy usunięcie danych z nośnika nie jest możliwe, konieczne może okazać się jego fizyczne zniszczenie – między innymi takie zapisy można znaleźć w przepisach. Brak możliwości odtworzenia danych ma na celu ochronę danych na nich zawartych. Dostanie się nawet części z nich w niepowołane ręce, może przynieść bardzo poważne konsekwencje dla firmy, podmiotu rządowego, czy osób, których dotyczyły. Chodzi tu np. o bazy klientów, operacje księgowe, a także wiele innych poufnych informacji.

Dokładność przede wszystkim

Jak informuje na swojej stronie HSM Recycling, wymazanie danych z dysku twardego oraz innych nośników nie jest równoznaczne z ich usunięciem. Trwałe pozbycie się zapisanych informacji ma na celu uniemożliwienie osobom trzecim przywrócenia i zyskania wglądu w te dane, nawet przy użyciu zaawansowanych technik, którymi posługuje się informatyka śledcza.

Jak przebiega proces trwałego usuwania danych?

Metody, które pozwalają na pozbycie się danych zawartych na różnorodnych nośnikach, dzieli się najczęściej na dwie główne grupy: logiczne i fizyczne. Logiczne usunięcie polega na ich  pozbyciu się, nie dochodzi jednak wtedy do zniszczenia samego nośnika. W przypadku fizycznego usunięciu danych traci się także dysk, na którym były one przechowywane.

Logiczne usuwanie danych

Metody pozwalające na usunięcie danych z nośnika nie dają pewności, co do 100% skuteczności. Przy zwykłym wykasowaniu informacji, osoba specjalizująca się w tym, potrzebuje jedynie kilku sekund na ich przywrócenie. Nadpisanie danych w sposób kilkudziesięciokrotny znacznie zwiększa szanse na to, że dane pozostaną bezpieczne. Tutaj jednak można mówić o błędach, przez które program szpiegowski, czy wirus umożliwi odzyskanie informacji zapisanych na dysku.

Fizyczne usuwanie danych

Tutaj istnieje kilka metod, które umożliwią skuteczne, trwałe pozbycie się danych.  Do najbardziej popularnych metod zalicza się:

• chemiczne
• termiczne
• demagnetyzacja

Chemiczne metody uważa się za najskuteczniejsze z dostępnych. Nałożenie na nośnik odpowiednich preparatów chemicznych pozwala na całkowite zniszczenie struktury zapisu informacji. Rzadko stosowane ze względów praktycznych jest metoda termiczna. Konieczne jest tu bowiem stworzenie bardzo wysokiej, porównywalnej z tą w piecu hutniczym temperatury, która powoduje, że całkowicie utracone są jego właściwości magnetyczne. Bardzo skuteczną, jednak drogą metodą pozwalającą na pozbycie się danych jest demagnetyzacja. Konieczne jest tutaj posiadanie specjalistycznego sprzętu, który umożliwia wytworzenia pola magnetycznego, które jest bardzo silne. Dzięki temu dane zapisane na dysku ulegają zniszczeniu.

Usuwanie danych z nośników jest koniecznością, bardzo ważne jest także to, żeby proces przebiegł prawidłowo, najlepiej więc takie zadanie powierzyć profesjonalistom, którzy znają obowiązujące przepisy i pozwolą pozbyć się danych bezpowrotnie.