KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, jest narzędziem doskonale znanym wielu przedsiębiorcom. Już teraz musi z niego korzystać liczne grono firm. Co musimy wiedzieć o fakturach uproszczonych w tym zakresie? Czym jest korekta faktury i zawiadomienie ZAW-FA? 

KSeF a faktury uproszczone

Wielu przedsiębiorców interesuje temat taki jak paragon z NIP-em a KSeF. Przepisy z zakresu wprowadzenia obowiązkowego KSeF wskazują złagodzenie tego obowiązku w okresie przejściowym. Od 1 lutego do 31 grudnia 2026 roku podatnicy zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, dokonujący czynności dokumentowanych fakturami strukturalnymi, o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 (w tym paragonami fiskalnymi uznawanymi za faktury), mają możliwość wystawiania faktur elektronicznych lub papierowych. To oznacza, że będzie można tworzyć faktury uproszczone i z kas fiskalnych na dotychczasowych zasadach, jednak jedynie do końca grudnia tego roku. W efekcie w okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 roku z powodzeniem wystawimy faktury uproszczone w postaci paragonów fiskalnych z NIP-em (nie będą one podlegały wprowadzeniu do Krajowego Systemu e-Faktur). Z kolei od 1 stycznia 2027 uproszczone faktury będzie można wystawiać jedynie w postaci e-faktur!

Wniosek o KSeF - zawiadomienie ZAW-FA

Jak wypełnić wniosek o KSeF, czyli zawiadomienie ZAW-FA? Zacznijmy od tego, że zawiadomienie to może złożyć:

• Osoba fizyczna - gdy chce zgłosić dane unikalne związane z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, niezawierającym NIP-u ani PESEL-u. 
• Podmiot niebędący osobą fizyczną - gdy nie dysponuje elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną. Wtedy ZAW-FA wymaga wskazania jednej osoby fizycznej uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. 
• Grupa VAT lub jednostka samorządu terytorialnego - jeśli podatnik ten nie może uwierzytelnić się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. 
• Organ egzekucyjny - podmiot powołany do prowadzenia postępowania egzekucyjnego, który może być organem administracji lub komornikiem sądowym. 

Zawiadomienie ZAW-FA złożyć należy w urzędzie skarbowym elektronicznie lub papierowo (pocztą lub osobiście). Jeżeli zamierzamy wysłać formularz przez e-urząd, przechodzimy do zakładki Dokumenty w lewym menu i wybieramy Złóż dokument, a następnie Pismo Ogólne.

Korekta faktury w KSeF

Niekiedy koniecznością staje się korekta faktury w KSeF. Jakie dane powinna zawierać faktura korygująca? Najważniejsze z nich to:

• Data wystawienia i numer kolejny
• Numer identyfikujący w KSeF fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących tworzonych dla faktur nie mających numeru identyfikującego w KSeF
• Dane zawarte w fakturze dotyczącej faktury korygującej (określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5 oraz nazwa towaru lub usługi objętych korektą)
• Kwota korekty podstawy opodatkowania lub podatku należnego z podziałem na kwoty związane z danymi stawkami podatku i sprzedaży zwolnionej (gdy korekta wpływa na zmiany w tym zakresie)
• Prawidłowa treść korygowanych pozycji (w przypadkach innych niż w poprzednim punkcie)

Poza tym, zgodnie z ustawą, faktura korygująca może zawierać wyrazy Korekta lub Faktura Korygująca oraz przyczynę korekty. 

KSeF w systemie wFirma

Bardzo dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorców jest korzystanie z KSeF w systemie wFirma. System ten zapewnia darmową integrację z KSeF w zakresie: nadawania uprawnień innym osobom w KSeF, nielimitowanego wysyłania faktur przychodowych do KSeF i nielimitowanego pobierania faktur kosztowych i przychodowych bezpośrednio z KSeF. Jak dokonać integracji z Krajowym Systemem e-Faktur? W tym celu przechodzimy do zakładek: Ustawienia - Faktury - E-Faktury - Krajowy System e-Faktur i zaznaczamy opcję Włącz Integrację. Pamiętajmy jednak o tym, że możliwość włączenia i wyłączenia integracji z KSeF mają jedynie użytkownicy z uprawnieniami "Administrator"! Jeszcze przed wysłaniem do KSeF, każda faktura przechodzi weryfikację struktury logicznej, tak aby użytkownik miał pewność, że faktury wysłane do KSeF spełniają wymagane wytyczne.