Handel stacjonarny i online – różnice w księgowości i rozliczeniach podatkowych

W tym poradniku pokazuję najważniejsze różnice, typowe pułapki i to, co warto poukładać od początku, żeby nie obudzić się z zaległością, odsetkami albo problemem w trakcie kontroli.

1) Dokumentowanie sprzedaży: paragon, faktura i… e-commerce

Sklep stacjonarny

W sprzedaży stacjonarnej najczęściej „pierwszym dokumentem” jest paragon z kasy. Dla księgowości oznacza to regularne raporty dobowe/miesięczne, spójność z wpłatami i właściwe rozróżnienie sprzedaży na rzecz firm oraz konsumentów. Błędy zwykle biorą się z pośpiechu: zła stawka VAT na kasie, brak paragonu do faktury, pomyłki w korektach.

Sklep internetowy

W online dochodzi kilka warstw:

• sprzedaż może być potwierdzana fakturą, paragonem lub innym dokumentem sprzedaży – zależnie od modelu (B2B/B2C) i obowiązków ewidencyjnych,
• płatność często przychodzi przez operatora (PayU, Przelewy24, Stripe itp.) i wpływa na konto zbiorczo, po potrąceniach,
• sprzedaż może iść przez marketplace, gdzie dokumenty i rozliczenia prowizyjne mają własną logikę (a czasem własne faktury i noty).

Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe z Łodzi albo szukasz partnera, który dobrze „czuje” e-commerce, warto od razu ustalić zasady obiegu dokumentów, format raportów z platformy i cykl uzgadniania płatności. W Biurze rachunkowym MARKA z Łodzi takie wdrożenie oszczędza później nerwów, bo księgowość w e-commerce to przede wszystkim konsekwencja i powtarzalny proces.

2) Kasa fiskalna: kiedy handel online ma obowiązek, a kiedy można skorzystać ze zwolnienia

W sprzedaży stacjonarnej kasa jest standardem, bo sprzedaż dla konsumentów odbywa się „na miejscu”. W e-commerce część firm korzysta ze zwolnień z obowiązku ewidencjonowania na kasie, ale to nie jest automatyczne. Znaczenie mają m.in. forma płatności, sposób dostawy, asortyment oraz to, czy sprzedajesz towary/usługi uznawane za „wrażliwe”.

W praktyce najczęstszy błąd w sklepie online to założenie: „skoro wszystko idzie przelewem, to kasy nie potrzebuję”. Zdarza się, że jeden element (np. pobranie, sprzedaż określonych towarów, nietypowy kanał płatności) wywraca zwolnienie i robi się zaległość w ewidencji. A to prosta droga do konsekwencji w Kodeksie karnym skarbowym, mandatów i odsetek.

3) Przychód i koszty: tu różnice potrafią zaskoczyć

Stacjonarnie: łatwiej powiązać sprzedaż z gotówką i magazynem

W sklepie tradycyjnym zwykle prościej spiąć trzy rzeczy: raport z kasy, rzeczywisty utarg i stan magazynu. Oczywiście bywają braki magazynowe i pomyłki, ale mechanika jest czytelna.

Online: operator płatności, prowizje i rozjazdy w czasie

W e-commerce księgowość musi „rozplątać” płatność:

• kiedy powstaje przychód (sprzedaż vs moment płatności – to zależy od formy opodatkowania i ewidencji),
• jak zaksięgować prowizję operatora i koszty transakcyjne,
• jak traktować koszty wysyłki i pakowania,
• jak rozliczyć rabaty, kupony, dopłaty do przesyłek.

Do tego dochodzą rozliczenia zbiorcze (np. payouty raz na kilka dni). Jeśli na koncie pojawia się 9 850 zł, a sprzedaż z platformy pokazuje 10 400 zł, to różnica zwykle wynika z prowizji, chargebacków, zwrotów i potrąceń. Trzeba to uzgadniać cyklicznie, inaczej w JPK i w księgach zaczną się „dziury”. Właśnie tu widać przewagę współpracy z doświadczonym Biurem rachunkowym, które ma procedury na takie uzgodnienia.

4) Zwroty i reklamacje: stacjonarnie to margines, online to codzienność

Zwroty w e-commerce są naturalnym elementem sprzedaży i potrafią stanowić znaczący procent transakcji. Księgowo i podatkowo oznacza to konieczność sprawnego obiegu korekt. Najczęstsze problemy: brak powiązania zwrotu z konkretną sprzedażą, korekty „na koniec miesiąca hurtowo”, brak dowodów zwrotu środków i chaos w magazynie.

Co warto wdrożyć:

• jednolitą procedurę przyjmowania zwrotów (numer zamówienia, data, przyczyna, stan towaru),
• automatyczne raporty korekt z platformy (jeśli to możliwe),
• uzgadnianie zwrotów z operatorami płatności i wyciągiem bankowym,
• aktualizację stanów magazynowych w dniu przyjęcia zwrotu.

W praktyce, jeśli prowadzisz księgowość w Łodzi i cennik masz policzony „jak dla sklepu tradycyjnego”, a firma przechodzi mocno w online, to bez zmiany procesu szybko pojawia się bałagan. To jeden z powodów, dla których przedsiębiorcy pytają o cennik biur rachunkowych dopiero po pierwszych problemach – lepiej zrobić to wcześniej i dobrać obsługę do realnego modelu sprzedaży.

5) VAT w Polsce a VAT za granicą: kiedy pojawia się OSS/IOSS

Jeżeli sprzedajesz w internecie do konsumentów w innych krajach UE, wchodzisz w obszar wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO) oraz ewentualnie procedury OSS. W uproszczeniu: po przekroczeniu rocznego progu 10 000 euro łącznej sprzedaży B2C do UE (dla towarów/usług objętych zasadami pakietu e-commerce) miejsce opodatkowania może „przenieść się” do kraju konsumenta, a OSS pozwala rozliczać VAT w jednym okienku zamiast rejestrować się w wielu krajach.

W imporcie (np. sprzedaż towarów sprowadzanych spoza UE bezpośrednio do klienta) może pojawić się IOSS dla przesyłek do 150 euro. To temat, w którym drobny szczegół decyduje o tym, czy VAT i odprawa „zjadają” marżę albo czy klient dostaje przykre dopłaty od firmy kurierskiej.

Jeśli działasz lokalnie, np. jako łódzkie biuro rachunkowe obsługujące e-commerce, widzisz to często: firma zaczyna od wysyłek do Polski, a potem „po cichu” rośnie sprzedaż do UE i nagle okazuje się, że temat VAT zagranicznego istnieje od kilku miesięcy. Warto to monitorować co miesiąc, nie raz w roku.

6) Marketplace’y: prowizje, dokumenty i „kto jest sprzedawcą”

Sprzedaż przez Allegro, Amazon czy inne platformy bywa wygodna, ale księgowo potrafi być bardziej złożona niż własny sklep. Dlaczego?

• platformy rozliczają prowizje, opłaty logistyczne i reklamacyjne,
• często wystawiają własne dokumenty (faktury/prowizje), które trzeba zaksięgować jako koszty,
• w modelach transgranicznych mogą wystąpić dodatkowe obowiązki (np. raporty, identyfikatory, różne stawki VAT).

Najważniejsze jest ustalenie, czy w danym modelu to Ty sprzedajesz klientowi końcowemu, czy platforma działa w sposób, który zmienia schemat rozliczeń (w praktyce: kto „widnieje” na dokumentach i kto odpowiada za VAT). To nie jest miejsce na domysły – tu liczą się konkrety z regulaminów i raportów.

7) KSeF i e-faktury: co zmienia się dla handlu

W 2026 r. temat e-faktur wraca z dużą siłą. Zgodnie z komunikatami MF obowiązek KSeF został odroczony do 1 lutego 2026 r., a w praktyce wdrożenia mogą być etapowane (w zależności od wielkości podmiotów i dalszych przepisów wykonawczych). Dla handlu (stacjonarnego i online) oznacza to konieczność przygotowania systemów sprzedażowych, integracji i przede wszystkim: uporządkowania danych kontrahentów oraz procesów fakturowania.

W e-commerce, gdzie faktury potrafią generować się masowo, każdy błąd danych (NIP, adres, nazwa) zwielokrotnia problem. Wdrożenie warto zrobić „na sucho” wcześniej, bo później poprawki hurtowe są kosztowne.

8) Najczęstsze błędy i realne konsekwencje

• Brak uzgodnień z operatorami płatności – rozjazdy w przychodach, błędne JPK, problemy przy kontroli.
• Niewłaściwe podejście do kasy fiskalnej online – nieświadoma utrata zwolnienia, ryzyko mandatów i odpowiedzialności karnoskarbowej.
• Chaotyczne korekty zwrotów – zaniżenie/zawyżenie VAT, błędny wynik podatkowy, odsetki.
• Ignorowanie sprzedaży do UE – spóźniona rejestracja do OSS, zaległości podatkowe w innych krajach.
• Magazyn „na oko” – szczególnie przy dużej liczbie zamówień i zwrotów, brak kontroli nad marżą i kosztami.

Konsekwencje? Najczęściej zaczyna się niewinnie: korekta JPK, czynny żal, dopłata podatku. Ale przy większej skali mogą dojść odsetki, sankcje VAT, mandaty i odpowiedzialność na gruncie KKS. Dlatego w handlu liczy się nie tylko „czy coś jest zaksięgowane”, ale czy jest zaksięgowane spójnie z dokumentami, płatnościami i logistyką.

9) Kiedy warto oddać to w ręce profesjonalistów

Jeśli Twoja firma łączy sprzedaż w lokalu i online, albo szybko rośnie e-commerce, księgowość przestaje być prostą ewidencją dokumentów. Staje się systemem kontroli: czy wszystko się zgadza, czy wiesz skąd są różnice, czy masz dowody do zwrotów i korekt, czy monitorujesz progi sprzedaży do UE.

Wtedy naprawdę warto mieć po drugiej stronie zespół, który rozumie handel i potrafi poukładać procesy. Zobacz, jak działa Biuro rachunkowe Łódź – MARKA – szczególnie jeśli zależy Ci na bezpiecznym prowadzeniu rozliczeń i sensownym dopasowaniu obsługi do skali działalności (także gdy interesują Cię usługi księgowe w Łodzi lub prowadzenie rozliczeń w modelu online).

Na koniec praktyczna wskazówka: zanim rozbudujesz sprzedaż internetową, przygotuj checklistę: kanały sprzedaży, metody płatności, zasady zwrotów, integracje magazynu, a także to, czy wchodzisz w sprzedaż do UE. Taki audyt „na starcie” jest zwykle tańszy niż ratowanie rozliczeń po kilku miesiącach chaosu – niezależnie od tego, czy działasz w Łodzi, czy prowadzisz sprzedaż w całej Polsce.