Czy warto zmienić biuro rachunkowe na cyfrową księgowość

Nowoczesna księgowość to rewolucja w podejściu do prowadzenia finansów firmowych. Dziś już nie wystarczy pilnować, czy faktury są poukładane w segregatorze. Nowoczesność polega na cyfrowym podejściu do księgowości, które opiera się na bliskiej współpracy między właścicielem firmy a biurem rachunkowym. Głównym celem innowacyjnej cyfrowej księgowości jest proaktywne działanie i natychmiastowa wymiana informacji. W obliczu rosnącej konkurencji, niestabilności gospodarczej i coraz wyższych oczekiwań klientów, firmy muszą codziennie stawić czoła różnym wyzwaniom. Już nie można prowadzić biznesu w spokoju, ignorując innowacje. Tradycyjne biura rachunkowe również przestają być wystarczające w erze globalnej digitalizacji. W odpowiedzi na te zmiany, na scenę wkroczyła cyfrowa księgowość, która oferuje nowe możliwości i rozwiązania.

Czym jest cyfrowa księgowość?

Cyfrowa księgowość, znana również jako e-księgowość lub księgowość internetowa, to nowoczesne podejście do prowadzenia rozrachunków klientów. Choć procesy rozliczeniowe pozostają niezmienne, komunikacja między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym uległa znaczącej transformacji. Wielu przedsiębiorców z zadowoleniem przyjmuje zamianę tradycyjnych dokumentów papierowych na formę elektroniczną, co przynosi im oszczędność czasu poprzez ograniczenie osobistego kontaktu z księgowym. Inni natomiast muszą przystosować się do tego nowego modelu księgowości. Dlaczego warto przełamać opory i zainwestować w zdalną księgowość?

Cyfrowa księgowość opiera się w pełni na elektronicznej wymianie dokumentów. Już nie musimy drukować faktur, aby przesłać je kurierem lub dostarczyć osobiście do biura rachunkowego. Aby ten model działał sprawnie, zarówno księgowy, jak i przedsiębiorca muszą mieć dostęp do nowoczesnych narzędzi.

Doskonałym przykładem takiego narzędzia jest Portal Biura, który służy do zdalnej komunikacji między biurem rachunkowym a przedsiębiorcą. Wprowadzanie dokumentów do systemu jest bardzo proste - wystarczy je przesłać z dysku lub zrobić zdjęcie i przesłać do Portalu. Działanie tego narzędzia odbywa się w przeglądarce internetowej, co oznacza, że można z niego korzystać na dowolnym urządzeniu, takim jak komputer, tablet czy smartfon.

W odpowiedzi przedsiębiorca otrzymuje informacje od księgowego dotyczące podatków, terminów, składek itp. Jednak cały proces obsługi pozostaje w rękach człowieka, a nie maszyny. Dlatego przedsiębiorca ma kontrolę nad tym, czym sztuczna inteligencja nie byłaby w stanie się zająć, na przykład optymalnym wyborem formy opodatkowania.

Cyfrowy Przedsiębiorca 

Cyfrowa przyszłość polskiego przedsiębiorcy już nadeszła. Od 1 stycznia 2022 roku funkcjonuje Krajowy System e-Faktur (KSeF), wraz z którym wprowadzono strukturalizowaną fakturę elektroniczną. Rada Unii Europejskiej wyraziła zgodę na wprowadzenie obowiązkowej e-faktury w Polsce, co oznacza, że wcześniej czy później cyfryzacja dotknie nawet najbardziej opornych firm.

Standaryzacja obiegu faktur elektronicznych niesie ze sobą pewne korzyści. Dzięki temu łatwiej będzie wprowadzić rozwiązania, które maksymalnie zautomatyzują procesy w dziale sprzedażowym i finansowym firmy. To przekłada się bezpośrednio na oszczędność czasu i minimalizację popełnianych błędów poprzez wyeliminowanie czynnika ludzkiego.

Jednocześnie cyfrowa księgowość zapewnia przedsiębiorcom bezpieczeństwo. Chociaż nie muszą już osobiście odwiedzać biura rachunkowego, utrzymują stały kontakt ze swoim księgowym. W razie potrzeby mogą wyjaśnić wątpliwości lub zapytać o istotne kwestie. Dlatego warto już dziś przestawić się na to korzystne rozwiązanie i usprawnić funkcjonowanie swojej firmy.

Czy są biura rachunkowe w Warszawie oferujące cyfrową księgowość?

Oczywiście, w Warszawie, jak i wielu innych miastach istnieje wiele biur rachunkowych, które oferują usługi z zakresu cyfrowej księgowości, z którymi można się spotkać w razie potrzeby. Jedną z takich warszawskich firm jest KOFF - Cyfrowe księgowe biuro rachunkowe mające swoją siedzibę w Warszawie na Targówku.

Czy warto zmienić standardowe biuro rachunkowe na cyfrową księgowość?

1. Automatyzacja procesów: Cyfrowa księgowość umożliwia automatyzację wielu rutynowych zadań, takich jak generowanie faktur, rozliczanie płatności czy tworzenie raportów finansowych. Dzięki temu można zaoszczędzić czas i ograniczyć ryzyko błędów.

2. Łatwy dostęp do danych: Dzięki cyfrowej księgowości można mieć szybki i łatwy dostęp do danych finansowych i dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia. To ułatwia monitorowanie stanu finansowego firmy oraz umożliwia szybkie podejmowanie decyzji.

3. Redukcja kosztów: Cyfrowa księgowość może przyczynić się do obniżenia kosztów związanych z utrzymaniem tradycyjnego biura rachunkowego. Można zmniejszyć wydatki na papier, drukowanie, wysyłkę dokumentów czy przechowywanie fizycznych akt.

4. Bezpieczeństwo danych: W cyfrowej księgowości istnieją środki bezpieczeństwa, które chronią dane finansowe firmy. Systemy zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie danych czy regularne kopie zapasowe, mogą zapewnić większe bezpieczeństwo niż tradycyjne metody przechowywania dokumentów.

5. Skuteczna współpraca z księgowym: Przez platformy cyfrowe można łatwo komunikować się i współpracować z księgowym. Można przekazywać dokumenty elektronicznie, zadawać pytania i uzyskiwać szybką odpowiedź. To ułatwia bieżące monitorowanie i zarządzanie finansami firmy.

Warto jednak pamiętać, że każda firma jest inna, dlatego decyzja o zmianie standardowego biura rachunkowego na takie, które oferuje cyfrową księgowość, powinna być dobrze przemyślana i dostosowana do indywidualnych potrzeb i specyfiki działalności przedsiębiorstwa.