mat. prasowe
Opieka serwisowa systemów ERP to zbiór działań mających na celu utrzymanie systemu w optymalnym stanie operacyjnym, eliminację błędów, dostosowywanie funkcjonalności do nowych wymagań oraz wsparcie użytkowników. Jest to kluczowy element zapewnienia stabilności systemu, co bezpośrednio wpływa na efektywność i ciągłość operacyjną przedsiębiorstwa.
Opieka serwisowa ERP obejmuje m.in.:
• Wsparcie techniczne – pomoc w rozwiązywaniu problemów technicznych i funkcjonalnych, optymalizacja wydajności systemu.
• Aktualizacje systemu – wdrażanie nowych wersji oprogramowania zapewniających zgodność z nowymi regulacjami i technologiami, poprawek i zabezpieczeń.
• Dostosowanie systemu – rozwój i konfiguracja systemu zgodnie z nowymi wymaganiami biznesowymi, dostosowanie do zmieniających się potrzeb biznesowych.
• Monitorowanie i optymalizacja – bieżąca analiza wydajności systemu i eliminacja ewentualnych błędów, zapobieganie awariom.
• Szkolenia użytkowników – edukacja pracowników w zakresie obsługi systemu i nowych funkcjonalności, wsparcie techniczne, merytoryczne i funkcjonalne dla użytkowników.
Regularna opieka serwisowa pozwala uniknąć poważnych problemów, które mogłyby prowadzić do przestojów i strat finansowych.
Systemy ERP są kluczowe dla funkcjonowania firmy – każda awaria może prowadzić do strat finansowych i operacyjnych. Regularna opieka serwisowa pozwala na szybkie wykrywanie i eliminowanie problemów.
Firmy działają w dynamicznym środowisku prawnym i biznesowym. Dostawcy systemów ERP regularnie wprowadzają aktualizacje uwzględniające zmieniające się regulacje, np. w zakresie podatków czy rachunkowości.
System ERP powinien być stale dostosowywany do zmieniających się potrzeb firmy. Wsparcie serwisowe umożliwia optymalizację procesów, co prowadzi do oszczędności czasu i zasobów.
Efektywne wykorzystanie systemu ERP zależy od wiedzy i umiejętności użytkowników. Dzięki regularnym szkoleniom i wsparciu technicznemu pracownicy mogą sprawniej wykonywać swoje zadania.
Opieka serwisowa ERP może przyjmować różne formy, w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa i zakresu wsparcia oferowanego przez dostawcę systemu. Poniżej przedstawiamy najczęściej stosowane modele wsparcia.
Po wdrożeniu systemu ERP dostawca zazwyczaj oferuje gwarancję na oprogramowanie, obejmującą naprawę błędów oraz podstawowe wsparcie techniczne. Serwis gwarancyjny trwa określony czas (np. 12-24 miesiące) i zazwyczaj nie obejmuje nowych funkcjonalności ani dostosowań systemu do zmieniających się wymagań biznesowych.
Po zakończeniu okresu gwarancyjnego przedsiębiorstwo może skorzystać z serwisu pogwarancyjnego, który obejmuje usuwanie usterek, wsparcie użytkowników oraz – w zależności od umowy – dalszy rozwój i dostosowanie systemu. Jest to odpłatna usługa, a zakres wsparcia zależy od warunków umowy z dostawcą.
Serwis reaktywny działa na zasadzie zgłaszania problemów przez użytkowników – wsparcie techniczne interweniuje dopiero w momencie wystąpienia awarii lub potrzeby wprowadzenia zmian. To rozwiązanie jest korzystne dla firm, które rzadko napotykają problemy z systemem ERP i nie wymagają stałego wsparcia.
Serwis proaktywny polega na regularnym monitorowaniu systemu ERP i zapobieganiu potencjalnym problemom. Dostawca systemu analizuje działanie oprogramowania, wdraża aktualizacje i optymalizuje wydajność systemu, zanim pojawią się poważne problemy. To rozwiązanie jest szczególnie korzystne dla dużych przedsiębiorstw, gdzie stabilność systemu ERP ma kluczowe znaczenie.
Niektóre firmy decydują się na outsourcing opieki serwisowej, czyli przekazanie zarządzania systemem ERP zewnętrznemu dostawcy. Dzięki temu przedsiębiorstwo nie musi utrzymywać własnego zespołu IT, a dostawca zajmuje się zarówno bieżącym wsparciem, jak i rozwojem systemu.
Aby skutecznie zarządzać zgłoszeniami dotyczącymi problemów z systemem ERP, firmy korzystają z różnych systemów zgłoszeń. Umożliwiają one rejestrowanie problemów, monitorowanie ich statusu i koordynację prac serwisowych.
Help Desk to podstawowy system wsparcia użytkowników, który umożliwia zgłaszanie problemów poprzez:
• Telefon
• E-mail
• Portal klienta
Zgłoszenia są klasyfikowane według priorytetów, a ich rozwiązanie przypisywane odpowiednim specjalistom.
Service Desk to bardziej zaawansowany system, który oprócz obsługi zgłoszeń użytkowników zarządza także incydentami, problemami i zmianami w systemie ERP. Pozwala na:
• Automatyzację procesów zgłaszania i rozwiązywania problemów
• Monitorowanie historii zgłoszeń
• Tworzenie raportów dotyczących efektywności obsługi
Systemy ITSM (IT Service Management) to kompleksowe narzędzia do zarządzania usługami IT, które pozwalają na śledzenie działania systemu ERP i jego bieżącą optymalizację. Popularne systemy ITSM to np. ServiceNow, Jira Service Management, BMC Remedy.
Firmy korzystające z systemów ERP zazwyczaj podpisują umowy serwisowe z dostawcami oprogramowania lub firmami świadczącymi wsparcie techniczne. Umowy te określają zakres usług, czas reakcji i koszty wsparcia.
Przy wyborze firmy oferującej usługi serwisowe warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów:
Opieka serwisowa systemów ERP jest kluczowym elementem zapewniającym stabilność i rozwój systemu. To nie tylko naprawa usterek, ale przede wszystkim dbałość o sprawne funkcjonowanie całego systemu oraz jego rozwój. Regularne aktualizacje, optymalizacja procesów i wsparcie użytkowników pozwalają firmom w pełni wykorzystywać potencjał systemu ERP, minimalizując ryzyko awarii i zwiększając efektywność działania. Wybór odpowiedniej formy wsparcia, systemu zgłoszeń oraz umowy serwisowej ma ogromne znaczenie dla efektywnego działania przedsiębiorstwa. Wdrożenie skutecznej opieki serwisowej pozwala firmom na pełne wykorzystanie potencjału systemu ERP i uniknięcie kosztownych przestojów.
