KSeF jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla największych firm. Do nich już niedługo dołączą pozostali przedsiębiorcy (od 1 kwietnia 2026). Krajowy System e-Faktur nie wprowadził rewolucyjnych wymogów w zakresie danych przekazywanych do urzędu skarbowego, jednak zmienił zasady nadawania daty wystawienia faktury. Jak ustalana jest ta data w KseF? Czy trzeba podawać numer KSeF w płatnościach?

Data wystawienia faktury w KSeF

Jedną z ważniejszych kwestii dla wielu przedsiębiorców jest data wystawienia faktury w KSeF. Przepisy mówią o tym, że faktura strukturalna uznawana jest za wystawioną z dniem jej przesłania do KSeF. Praktycznie rzecz ujmując - data wygenerowania faktury w systemie zewnętrznym nie oznacza, że faktura ta została wystawiona. Ważne jest tutaj pole struktury XML P_1, które odnosi się do daty wystawienia dokumentu. Trzeba je uzupełnić w trakcie wysyłania faktury do Krajowego Systemu e-Faktur. Warto zauważyć, że pole DataWytworzeniaFa ma jedynie techniczny charakter - jest to generowana przez system data i czas wytworzenia faktury. Dzięki temu wiadomo, że data wytworzenia dokumentu w systemie księgowym i data wystawienia faktury strukturalnej mogą się różnić!

KSeF a rolnik ryczałtowy

Kolejnym ważnym zagadnieniem jest relacja KSeF a rolnik ryczałtowy. Kim jest taka osoba? Rolnik ryczałtowy to rolnik dokonujący dostawy produktów rolnych lub świadczący usługi rolnicze, korzystający ze zwolnienia od podatku (wyjątkiem jest rolnik zobowiązany na podstawie odrębnych przepisów do prowadzenia ksiąg rachunkowych). Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy faktur wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą własnej działalności. To oznacza, że z obowiązku korzystania z KSeF wyłączeni zostali nabywcy będący osobami fizycznymi nieprowadzącymi firmy, jednak wyłączenie to nie odnosi się do ryczałtowych rolników. Jeśli nabywcą jest podmiot nieposługujący się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku ani numerem NIP, faktura strukturalna jest udostępniana w uzgodniony z nim sposób. Sprzedawca w efekcie musi oznaczyć fakturę ustrukturyzowaną kodem, jaki pozwoli na dostęp do dokumentu w KSeF i weryfikację danych zawartych na fakturze. W sytuacji, gdy sprzedawca dokonuje czynności na rzecz ryczałtowego rolnika, trzeba wystawić paragon fiskalny. Gdy rolnik zażąda wystawienia faktury, sprzedawca musi ją wystawić w Krajowym Systemie e-Faktur. 

Numer KSeF na przelewie i funkcje systemu

Czy numer KSeF na przelewie jest obowiązkowy? Okazuje się, że obowiązek podawania numeru identyfikującego fakturę w tytule przelewu przesunięto na 1 stycznia 2027 roku. Od tego dnia konieczne będzie podawanie numeru KSeF w przelewach. Pamiętajmy jednak o pewnych wyjątkach. Jeżeli sprzedawca jest podatnikiem zwolnionym z VAT, wtedy nabywca nie musi dokonywać płatności za fakturę strukturalną z oznaczenie numeru identyfikacyjnego KSeF tego dokumentu. Do czego służy Krajowy System e-Faktur? System ten służy przede wszystkim do:

• Nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF
• Dostępu, otrzymywania i przechowywania faktur strukturalnych
• Powiadamiania podmiotów o nadanych uprawnieniach
• Oznaczania faktur strukturalnych numerem identyfikującym
• Wystawiania faktur ustrukturyzowanych, w tym także faktur VAT RR, VAT RR Korekta lub faktur w trakcie trwania awarii systemu
• Analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych
• Weryfikacji danych z faktur strukturalnych używanych poza tym systemem
• Informowania podmiotów o czasie i dacie wystawienia faktury oraz numerze identyfikującym
• Informowania podmiotów i braku możliwości wystawienia faktury strukturalnej czy też braku uprawnień do korzystania z systemu

Jeśli dokument jest niezgodny z wzorem KSeF, wtedy system powiadamia podmioty o dacie i czasie odrzucenia faktury. 

Podsumowując, warto zauważyć, że Krajowy System e-Faktur daje wiele możliwości użytkownikom. To rozwiązanie początkowo było dobrowolne, jednak aktualnie staje się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców.