Jak wybrać solidny program do kadr i płac online

Wybór odpowiedniego systemu kadrowo-płacowego w 2026 roku to już nie tylko kwestia „wyklikania” listy płac. W obliczu dynamicznych zmian w polskim prawie, takich jak nowe zasady naliczania stażu pracy czy unijna dyrektywa o jawności wynagrodzeń, solidne narzędzie online staje się cyfrowym kręgosłupem firmy. Oto kluczowe aspekty, na które należy zwrócić uwagę, aby system nie stał się technologicznym długiem, lecz realnym wsparciem.

1. Zgodność z przepisami „tu i teraz”

W 2026 roku polskie prawo pracy przeszło istotną metamorfozę. Solidny program musi reagować na te zmiany niemal w czasie rzeczywistym. Przy wyborze sprawdź, czy dostawca gwarantuje automatyczne aktualizacje w zakresie:

• Nowych zasad stażu pracy: System musi potrafić automatycznie wliczać okresy prowadzenia działalności gospodarczej czy pracy na umowach cywilnoprawnych do stażu pracowniczego.

• Płacy minimalnej: Od stycznia 2026 roku wynosi ona 4806 zł brutto, co wiąże się z kaskadowymi zmianami w dodatkach i świadczeniach.

• Dyrektywy o transparentności płac: Program powinien oferować moduły do raportowania luki płacowej (gender pay gap) oraz udostępniania pracownikom informacji o średnich poziomach wynagrodzeń.

2. Automatyzacja i integracja z ekosystemem państwowym

Dni, w których ręcznie przepisano dane do Płatnika, odeszły do lamusa. Nowoczesny system kadrowo-płacowy online powinien być „wszystkożerny” informacyjnie i w pełni zintegrowany z zewnętrznymi platformami.

• Bezpośrednia wysyłka e-deklaracji: Możliwość wysyłania dokumentów do ZUS, Urzędu Skarbowego, PFRON czy PPK bezpośrednio z interfejsu programu, bez konieczności eksportu plików do zewnętrznych aplikacji.

• Integracja z KSeF: Choć KSeF kojarzy się z fakturami, przepływ danych o kosztach pracy i rozliczeniach B2B wewnątrz jednego ekosystemu finansowo-kadrowego jest ogromnym ułatwieniem.

• Automatyczne naliczanie ekwiwalentów: Zgodnie z nowymi wytycznymi, rozliczanie urlopów musi być precyzyjne i powiązane z terminem wypłaty wynagrodzenia – dobry program zrobi to za Ciebie.

3. Bezpieczeństwo i standardy chmurowe (SaaS)

Decydując się na rozwiązanie online, powierzasz dostawcy najbardziej wrażliwe dane swoich pracowników. Tutaj nie ma miejsca na kompromisy. Solidny program to taki, który:

• Posiada certyfikację ISO/IEC 27001: To dowód na to, że procesy zarządzania bezpieczeństwem informacji są na najwyższym poziomie.

• Oferuje dwuskładnikowe uwierzytelnianie (2FA): W 2026 roku to standard absolutny, chroniący przed przejęciem konta kadrowej czy menedżera.

• Gwarantuje geo-redundancję danych: Twoje dane powinny być przechowywane w co najmniej dwóch niezależnych centrach danych na terenie EOG, aby zapewnić ciągłość pracy nawet w przypadku awarii jednego serwera.

4. Samoobsługa pracownicza (Employee Self-Service)

Współczesne kadry to nie tylko „pokój numer 4” w biurowcu, ale aplikacja w telefonie każdego pracownika. Solidny program online musi oferować intuicyjny portal pracowniczy.

• Elektroniczne wnioski urlopowe: Koniec z papierowymi obiegówkami. Pracownik składa wniosek, menedżer akceptuje go jednym kliknięciem, a system automatycznie aktualizuje plan urlopów.

• Dostęp do pasków płacowych i PIT: Możliwość samodzielnego pobrania dokumentów odciąża dział HR od setek powtarzalnych pytań.

• E-teczka (Elektroniczne Akta Osobowe): Pełna cyfryzacja dokumentacji pracowniczej zgodnie z wymogami prawa, z szybkim dostępem do skanów umów i certyfikatów.

5. Skalowalność i wsparcie techniczne

Wybierając program, nie myśl tylko o tym, ile osób zatrudniasz dzisiaj. Pomyśl o tym, gdzie będziesz za dwa lata.

Ważna uwaga: Tanie programy często „pękają” przy próbie obsługi bardziej złożonych struktur, takich jak rozliczanie pracy hybrydowej w różnych strefach czasowych czy obsługa cudzoziemców.

Zwróć uwagę na model subskrypcyjny – czy pozwala on na płynne dodawanie nowych modułów (np. rekrutacji ATS czy oceny pracowniczej) bez konieczności migracji całej bazy danych. Równie istotne jest realne wsparcie (Helpdesk) – w krytycznym dniu zamykania listy płac potrzebujesz konsultanta, a nie bota, który wyśle Ci link do bazy wiedzy.

Wybór oprogramowania kadrowo-płacowego to inwestycja w spokój ducha i bezpieczeństwo prawne firmy. Jeśli system, który rozważasz, nie radzi sobie z automatycznym przeliczaniem nowego stażu pracy lub nie ma przejrzystego panelu dla pracownika, prawdopodobnie szukasz rozwiązania z poprzedniej dekady.