mat. prasowe
Od 1 stycznia 2019 roku akta osobowe pracowników można zniszczyć po 10 latach od ustania stosunku pracy, a nie jak poprzednio, po 50 latach. Zasada ta dotyczy wszystkich zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku. Natomiast akta osobowe pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku mogą być przechowywane przez 50 lat bądź przez 10 lat, jeśli pracodawca:
złoży w ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania dokumentów informacyjnych ZUS OSW,
przekaże do ZUS raport informacyjny ZUS RIA.
O tym, w jaki sposób niszczyć dokumenty pracownicze, można przeczytać tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/. Pracodawca po upływie 10 lat powinien poinformować pracownika o możliwości odbioru dokumentacji. Jeśli ten się po nią nie zgłosi, pracodawca ma obowiązek utylizacji w ciągu 12 kolejnych miesięcy.
Ustawodawca nie podaje, w jaki dokładnie sposób należy niszczyć akta osobowe i inne dokumenty pracownicze. Wskazuje jednak, że trzeba to zrobić w taki sposób, aby odtworzenie informacji nie było możliwe. Warto pamiętać, że obecnie dokumentacja zawierająca dane osobowe ma formę nie tylko papierową, ale również cyfrową. Pracodawca niszczy więc zarówno papier, jak i inne nośniki danych. Więcej na temat tego, jak wygląda utylizacja dokumentów w Warszawie, można się dowiedzieć tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/warszawa/. Coraz więcej firm korzysta z usług outsourcingowych, które zajmują się m.in. niszczeniem wszelkiego typu dokumentacji pracowniczej.
Jednym z tematów, który w ostatnich latach budzi wśród przedsiębiorców wiele kontrowersji, jest niszczenie dokumentów. Obowiązki pracodawcy zostały przez ustawodawcę skonkretyzowane w zakresie terminów, jednak nie wskazuje on, jak należy utylizować zarówno papier, jak i inne nośniki danych. Już za samo nieprzechowywanie dokumentów grozi kara do 30 000 zł. Znacznie wyższe sankcje przewidziano w przypadku wycieku danych osobowych pracowników. Warto pamiętać, że pracodawca odpowiedzialny jest za nie aż do momentu utylizacji. Aby uniknąć odpowiedzialności związanej z nieprawidłowo opracowaną procedurą niszczenia dokumentów, należy nawiązać współpracę z wyspecjalizowaną firmą. Oferta dostępna jest na /https://www.rhenus-office.pl/. Pracodawcy powinni pamiętać, że te same obowiązki ciążą na nich niezależnie od tego, czy zatrudniają jednego, czy też więcej pracowników. Są one tożsame również w stosunku do tych, którzy w przeszłości nawiązywali stosunek pracy, ponieważ niszczenie dokumentów może nastąpić dopiero po ustaniu zatrudnienia.
