mat. prasowe
Elektroniczny obieg dokumentów (w skrócie EOD) to nowoczesne rozwiązanie, działające w oparciu o mechanizmy workflow. Oznacza to, że firma tworzy, opracowuje i wysyła różne dokumenty, a także archiwizuje je i zachowuje w formie elektronicznej. Dokumenty są więc przechowywane w wersji cyfrowej i można nimi zarządzać poprzez specjalny program. Do przykładów dokumentów firmowych, w przypadku których świetnie sprawdza się EOD, należą umowy, faktury, rachunki i inne.
Sprawdź rozwiązania firmy Arcus, działającej od ponad 35 lat na polskim rynku. Przedsiębiorstwo oferuje cztery główne rodzaje rozwiązań: zarządzanie dokumentem (sprawdź tutaj: https://www.arcus.pl/rozwiazania/zarzadzanie-dokumentem/), ochrona danych, zarządzanie korespondencją oraz systemy informatyczne.
Elektroniczny obieg dokumentów to niezastąpione narzędzie w efektywnym zarządzaniu czasem i zasobami w dzisiejszych organizacjach. Poprzez automatyzację procesów, szybkie wyszukiwanie i dostępność informacji, eliminację błędów ludzkich, ułatwienie współpracy i komunikacji, oraz zapewnienie bezpieczeństwa i zgodności, elektroniczny obieg dokumentów znacząco przyspiesza i usprawnia codzienne operacje biurowe.
Jednym z największych korzyści płynących z elektronicznego obiegu dokumentów jest możliwość automatyzacji procesów. Tradycyjne, papierowe obiegi dokumentów wymagają ręcznego przesyłania, podpisywania i archiwizowania dokumentów, co może być czasochłonne i podatne na błędy. Dzięki elektronicznemu systemowi można zautomatyzować wiele z tych kroków, co prowadzi do znaczącej oszczędności czasu.
Elektroniczne obiegi dokumentów umożliwiają błyskawiczne wyszukiwanie i dostęp do potrzebnych informacji. W tradycyjnych systemach papierowych konieczne jest przeszukiwanie szuflad, segregatorów i stosów dokumentów, co często prowadzi do straty czasu i frustracji. Natomiast w przypadku elektronicznego obiegu dokumentów wystarczy kilka kliknięć, aby znaleźć potrzebny dokument, co znacznie przyspiesza procesy pracy.
Błędy ludzkie są nieuniknionym elementem pracy biurowej. Jednak elektroniczny obieg dokumentów może pomóc w ich eliminacji poprzez wprowadzenie mechanizmów kontroli i walidacji danych. Systemy te mogą automatycznie sprawdzać poprawność wprowadzonych informacji oraz monitorować ich zgodność z wytycznymi i procedurami firmy. Dzięki temu można uniknąć wielu pomyłek i niepotrzebnych poprawek, co znacznie skraca czas potrzebny na finalizację dokumentów.
Elektroniczny obieg dokumentów sprzyja również lepszej współpracy i komunikacji w organizacji. Dzięki możliwości udostępniania dokumentów w czasie rzeczywistym oraz prowadzenia dyskusji i komentarzy w obrębie tych dokumentów pracownicy mogą szybciej i sprawniej współpracować nad projektem czy zgłoszeniem. Eliminuje to konieczność wysyłania dokumentów pocztą elektroniczną czy drukiem, co z kolei redukuje czas potrzebny na komunikację i koordynację działań. W ten sposób zwiększa się również bezpieczeństwo dokumentacji.
