Biuro w domu - nie takie złe rozwiązanie!

Domy i apartamenty coraz częściej wybierane są przez indywidualnych przedsiębiorców lub małe firmy, jako alternatywa dla nowoczesnych biurowców. Takie rozwiązanie może być niezwykle opłacalne finansowo, ale czy wraz z rozwojem biznesu będzie się wpisywać w funkcjonalność i dobry wizerunek firmy w oczach kontrahentów?

Istnieje kilka branż, które szczególnie upodobały sobie posiadanie biura w domach lub apartamentach – kancelarie, agencje marketingowe i eventowe, domy mediowe czy redakcje gazet lepiej odnajdują się z dala od korporacyjnych budynków. Takie rozwiązanie posiada wiele zalet, które skłaniają kolejnych przedsiębiorców do wyboru bardziej kameralnej siedziby.

PRZEDE WSZYSTKIM OSZCZĘDNOŚĆ

Firmy, które nie mogą jeszcze pozwolić sobie na ponoszenie wyższych kosztów, decydują się na wynajem domu. Jest on oczywiście zaaranżowany w taki sposób, by odpowiadał podstawowym standardom prowadzenia działalności gospodarczej. Najważniejszym atutem w tej opcji będzie cena. Jeśli porównamy wysokość czynszu za wynajem domu i powierzchni biurowej – różnica może okazać się ogromna.

W Warszawie, 300-metrowy dom można wynająć już za około 10 tys., co daje 33 zł za metr kwadratowy. Dla porównania średnia stawka za powierzchnię biurową wynosi około 100 zł, co sprawia, że koszty są trzykrotnie wyższe. Jeśli chcemy prowadzić działalność w domu lub w takim celu wynająć osobom trzecim, powinniśmy mieć na uwadze fakt, że stawki podatku od nieruchomości będą się różnić.

Wydział Podatkowy każdego Urzędu Dzielnicy indywidualnie ustala wysokość opłat. W 2016 roku maksymalna opłata w przypadku lokalu mieszkalnego to 0,75 zł za metr kwadratowy, natomiast powierzchni przeznaczonej pod biuro to aż 22,86 zł. Gdy wynajmujemy dom, musimy też pamiętać, że oprócz opłaty czynszowej, będą nas czekać dodatkowe wydatki w postaci rachunków za wywóz śmieci, a w okresie zimowym ogrzewanie czy odśnieżanie. Przeciwko powierzchni biurowej przemawia również termin kontraktu, który zazwyczaj wymaga od najemcy podpisania umowy na minimum kilka lat. W przypadku domu wynajmowanego od indywidualnego właściciela długość umowy często może być wynegocjowana na bardziej elastycznych warunkach.

ODLICZENIE KOSZTÓW

Gdy przedsiębiorca zdecyduje się na prowadzenie działalności w swoim własnym domu, przywilejów finansowych będzie jeszcze więcej. Zgodnie z ustawą, część lokalu wydzielona na prowadzenie firmy podlega odliczeniu kosztów eksploatacji. Jeśli nasze biuro w 150-metrowym domu zajmuje na przykład 30 metrów, to aż 20 proc. opłat będzie można uznać za koszt uzyskania przychodu. Należy pamiętać, że Internet nie będzie zaliczany do tych opłat, a telefon powinien być rozliczany na podstawie billingu – w przypadku, gdy w domu jest tylko jedna linia. Dodatkowo, każdy remont lub prace, które mają na celu przystosowanie lokalu do wymogów prowadzenia działalności możemy odliczyć od podatku.

Z każdej usługi należy zachować fakturę – remontując cały dom, ulga dotyczyć będzie jedynie części biurowej. Ulokowanie firmy we własnym domu to także konieczność właściwego wyposażenia mieszkania. Według Urzędu Skarbowego, meble i akcesoria biurowe również stanowią koszt uzyskania przychodów przedsiębiorcy, więc mogą stanowić koszty podatkowe.

BIURO W DOMU TO INWESTYCJA

Duża popularność domów jako przestrzeni biurowych sprawia, że prywatni inwestorzy coraz chętniej nabywają domy wolnostojące lub segmenty pod wynajem firmom. Należy jednak pamiętać, że nie w każdym lokalu można urządzić biuro.

Miejscowy Plan Zagospodarowania Przestrzennego często nie dopuszcza takiej adaptacji i wtedy trzeba wystąpić o dodatkową zgodę o zmianę przeznaczenia obiektu dopuszczonego do użytkowania jako mieszkalny. To oczywiście dotyczy całych budynków, a nie części na przykład jednego pokoju w mieszkaniu.  Takie rozwiązanie wiąże się również ze spełnieniem dodatkowych wymogów.

– Przekształcenie funkcji części lub całości nieruchomości z mieszkalnej w użytkową wymaga całej procedury od projektu, przez pozwolenie na budowę, do oficjalnej decyzji urzędów, również o zmianie wysokości podatku od nieruchomości. Najem na cele użytkowe obłożony jest również podatkiem VAT (23%), dlatego przy obrotach przekraczających w tym roku 150 tys. złotych, a od 2017 roku 200 tys. złotych należy zarejestrować działalność gospodarczą i VAT rozliczać – zastrzega Hanna Milewska-Wilk, ekspert Stowarzyszenia Właścicieli Nieruchomości na Wynajem „Mieszkanicznik”.

Pomimo dodatkowych formalności, biuro w domu to nadal niezwykle opłacalna opcja. 

– Wynajęcie domu firmie to z reguły dobry interes: umowy są co najmniej kilkuletnie, najemca sam wyposaża i często wykańcza wnętrza dopasowując je do własnych potrzeb, można liczyć na większe przychody z najmu – w porównaniu do najmu wyłącznie na cele mieszkalne. Firmy poszukujące domów na swoje siedziby lub filie w Warszawie potrzebują przeważnie i powierzchni biurowej, i niewielkiego magazynu, i czasem nawet powierzchni mieszkalnej dla pracowników delegowanych lub na kontrakcie – ocenia Hanna Milewska-Wilk.

WYGODA A WIZERUNEK

Gdy posiadamy biuro w domu, możemy pozwolić sobie na większą swobodę. Zazwyczaj nie musimy dzielić budynku z wieloma innymi firmami, posiadamy miejsca do parkowania, a nawet własny ogródek i magazyn. Również lokalizacja może odgrywać kluczowe znaczenie. Największe biurowce znajdują się w miejscach, które każdego dnia są zatłoczone i zakorkowane. Nowe domy budowane są przeważnie w pewnej odległości od centrum, co pozwala na zachowanie bardziej kameralnego charakteru i spokoju pracy.

Jeśli biuro jest częścią naszego domu rodzinnego, zaletą będzie ograniczenie czasu spędzanego na dojeździe do miejsca pracy praktycznie do zera. Pozwali to także na lepszą organizację swojego dnia i sprawne połączenie obowiązków rodzinnych z zawodowymi. Niemniej jednak, warto pamiętać, by wyraźnie oddzielić część prywatną od biurowej. Gdy zaczniemy planować rozmieszczenie biura, warto zlokalizować je jak najbliżej drzwi wejściowych, by klient nie musiał przechodzić podczas wizyty przez pomieszczenia prywatne. W przeciwnym razie podkreśli to brak profesjonalizmu naszej firmy i będzie negatywnie rzutować na nasz wizerunek. Oddzielenie obydwu sfer dotyczy nie tylko kwestii logistycznych, ale również naszego podejścia. Możliwość rozpoczynania pracy w szlafroku czy zajmowanie się dziećmi w godzinach pracy może źle wpłynąć na jakość świadczonych przez nas usług. Patrząc z drugiej strony, biuro w domu może sprawić, że będziemy mieli poczucie przebywania w pracy całą dobę, co wpłynie na zaburzenie równowagi w codziennym życiu.

– Dla wielu przedsiębiorców biuro w domu to naturalny krok w kierunku budowania swojego biznesu i to nie tylko z finansowego punktu widzenia. Jest to rozwiązanie idealne dla firm zatrudniających nie więcej niż 25 pracowników. Wysoki komfort pracy, spokojna okolica i dodatkowe możliwości wynikające z posiadania własnej posesji sprawiają, że prowadzenie działalności w takim miejscu może dać wiele dobrego nie tylko firmie, ale i wpłynąć na dobre samopoczucie pracowników – mówi Mirosław Wojtas, prezes spółki realizującej osiedle Cicha Dolina w Wilanowie, który od 1995 roku prowadzi biuro w domu.

Gdy nasza firma rozrośnie się do kilkudziesięciu, a nawet kilkuset pracowników, wybór powierzchni w nowoczesnym biurowcu będzie koniecznością. Wcześniej jednak mamy swobodny wybór, gdzie ulokujemy nasz biznes. Domy, mimo swoich zauważalnych wad, wydają się świetnym rozwiązaniem dla osób, które cenią sobie komfort połączony z atrakcyjną ceną. Dowolność dotyczy także układu pomieszczeń, gdyż rynek pełen jest luksusowych willi, domów szeregowych, a także przestronnych apartamentów, które mogą być przystosowane do wynajmu pod biuro.